正定OA系统之档案管理，让档案工作以简驭繁

档案工作对企业发展有着重要意义，传统的纸质档案会在专门的档案室里保存，有时候类别一多，查找的过程就会变得繁琐，申请人需要经过负责人的审批，然后带着审批条给档案室负责人确认，接着帮忙在登记本翻阅，然后再去相应的放置地点寻找，这样的操作方式，不仅浪费时间，更是降低工作效率。

随着无纸化办公系统的广泛应用，将琐碎的纸质转为电子形式，在OA系统的档案管理模块中就可以实现。

就拿天生创想OA系统为例，档案管理里面添有新建档案、档案查阅、借阅审批、档案类别，它们是如何实现档案工作以简驭繁的呢？

1、新建档案

一般来说，新建档案在OA系统中是有权限设置的，由档案管理人负责建立，可自行设定保存期限、存放位置，便于日常办公管理，例如合同档案、员工档案等等。

2、档案查阅

OA系统的档案查阅，是对相关可查阅人员进行开放的，比如重要档案，只有直接领导可查阅；可公开的档案，需经过审核人员审批通过后才能查阅。

档案查询包含了档案查询、等待借阅、已借档案、已归还档案四个模块。通过档案查询可知晓公开的档案及所属类目，若是有人借阅了档案，在已借档案模块可以查询到借阅人员，并记录在OA系统中。

遇到多人同时查阅同一个档案，可以在等待借阅中登记并进行排队，这样的简单方式，使员工不会因没有及时看到档案而起冲突。已归还档案，让管理人员对档案管理有迹可循，改变了档案管理人的繁琐模式。

3、借阅审批

借阅档案不是单单提交申请就可以，需要等待审批人员进行审批，无论审批有没有通过，会在“已审批”模块中体现出来，审批通过后会在“已借出”一栏中显示。

“档案一览”是可以浏览所有审批的档案，包括等待审批、已审批、已借出的所有档案，通过档案编号、档案名称、申请周期进行查询，可以清楚看到档案中的申请人、申请日期、审批人、审批日期、当前状态、操作等模式。

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